Jak ve firmě zavést informační systém? 1. část

Nerad bych vás strašil hned na začátku, ale pokud máte před sebou právě tento úkol, nepodceňujte duševní přípravu. Možná budete mít štěstí alespoň v tom, že jej budete v klidu zavádět pro zcela novou firmu. Pokud vám však tento úděl připadl ve společnosti, kde jsou lidé dlouhé roky zvyklí na své postupy, byť neefektivní, a vy je musíte přesvědčit o výhodách “dělání věcí jinak,” připravte se na očistec. Zcela nejhorší varianta je situace, kdy nastoupíte jako nový zaměstnanec do firmy, která zůstala v osmdesátých letech dvacátého století a kde kolegové milují své papíry a práci mimo systém. V takovém případě zkuste najít nějaké klíčové spojence, kteří pojem digitalizace nepovažují za neslušné slovo a jsou tvární. Sami to možná zvládnete, ale večer sáhnete po láhvi vína nebo tabulce čokolády. U managementu společnosti budete mít logicky podporu, ale velmi záhy se k nim donesou stížnosti, takže mějte po ruce vždy dobré argumenty a předcházejte tak konfliktům na této úrovni. Abyste po několika týdnech či měsících neskončili na kapačkách, je nutné vše důkladně promyslet. Vždy je třeba mít na paměti, že informační systém má sloužit firmě a musí být firmě na míru. Pokud budou mít jako uživatelé pocit, že je to obráceně, máte problém a možná budete překvapeni, jak i slušná paní fakturantka dokáže vybuchnout a jaká slova dokáže použít. Některá rozhodnutí nejsou důležitá a nastavení můžete postupem času změnit, improvizovat, ale v určitých oblastech musíte mít jasno na začátku, například v rámci vedení skladového hospodářství.

Na začátku zmapujeme výchozí situaci. V rámci tohoto blogu zkusíme zavést informační systém pro potřeby hypotetické malé průmyslové firmy s obratem do 50 milionů a do 40 zaměstnanců.

Výběr informačního systému (dále IS)

Toto téma by vydalo na samostatný blog, nicméně mezi nejdůležitější otázky patří, kolik lidí bude vstupovat do systému, zda budou mít jednotliví uživatelé omezený přístup, případně zda je třeba tento přístup umožnit i přes vzdálenou plochu atd. Firmy poskytující IS nabízí svůj program v různých verzích, právě z tohoto důvodu. Druh činnosti samotné firmy je sekundární, účetnictví je koneckonců jen jedno a je univerzální. Pro naši firmu tedy zvolíme IS, který bude síťový (v tom případě se neobjedeme bez serveru), umožní nastavení přístupových práv do jednotlivých modulů (např. nákupčí materiálu nebude mít přístup do modulu mezd, přestože by se rád podíval, kolik bere jeho kolega, který se tak fláká). Jedná-li se o firmu, která zrovna nepřetéká penězi, nebudeme jako IS volit SAP, který je precizní a spolehlivý, ale dost drahý a spíše vhodný pro velké firmy.

Jaký výstup z účetnictví potřebujeme pro efektivní řízení firmy?

Při „zajíždění“ IS vám program sám o sobě v mnoha věcech ulehčí práci. Pokud zaškrtnete „jsme plátci DPH,“ automaticky vám nastaví agendy určitým způsobem. Na většinu otázek se vás ale nezeptá. Bude nám stačit pouze takzvané finanční účetnictví, kde sledujeme náklady a výnosy bez jejich dalšího rozlišení, nebo chceme vědět, zda pro nás skončil daný výrobek nebo služba nebo daný klient v zisku? Výnos zjistíme na úrovni zakázky snadno dle vystavené odběratelské faktury, ale s náklady je to složitější. Budeme přímé náklady, např. fakturu za materiál, přiřazovat na jednotlivá střediska nebo dokonce na zakázky? Pokud je pro nás tato informace důležitá, bylo by jedním z řešení odpovídajícím způsobem přizpůsobit systém objednávek. Materiál nemusíme objednat mailem, ale objednávky vytváříme přímo v programu s rozpadem na zakázky. Nepřímý materiál (nájemné, mzdy apod.) je možné na zakázky rozhodit později, podle určitého klíče. Řešením mohou být odpracované hodiny našich zaměstnanců po jednotlivých zakázkách krát sazba nepřímých nákladů na hodinu. Některé firmy využívají pro sazbu nepřímých nákladů různé normy a koeficienty, jiné sečtou nepřímé náklady a vydělí je celkovým počtem odpracovaných hodin. Pokud se jedná o zaměstnance, kteří v IS pracují, mohou svůj čas průběžné sami evidovat. U ostatních pak musí chudák účetní na základě výkazu práce tyto údaje průběžně „dobouchávat.“ Dále je možné využít moderních technologií a pomocí čárových kódů pro jednotlivé zakázky nebo jiné činnosti nechat zaměstnance v dílně před započetím úkonu a při jeho ukončení přes mobilní zařízení načíst zakázku. V tom případě je dobré s výrobcem IS zkonzultovat, zda program něco takového umožňuje. Přinejhorším si vystačíte s podrozvahovými účty a interními doklady. Využitím vymožeností digitálního věku však může firma velmi ušetřit a ještě zpřesnit své výkaznictví.

Sledování zakázek je důležité nejen z hlediska reportingu, ale také pro výpočet nedokončené výroby.

Propojení objednávek s poptávkami a fakturami

Tato oblast je naprosto klíčová pro zátěž účetní/ho. Pokud nastavíte systém objednávek chytře, budou vám nákupčí v rámci přijatých objednávek (od klienta) a vydaných objednávek (dodavatelům, např.na materiál) do systému zadávat přesně ta data, ze kterých pak jednoduše vytvoříte fakturu.

Nastavení skladů

Má firma skladníka, používá drahé materiály, jejichž tok je třeba sledovat, ztrácí se materiál apod.? Pokud ano, pak je vhodná metoda A a skladník by měl být oním klíčovým spojencem. V tomto případě musíte v IS vytvořit skladové karty a skladník musí v systému každý příjem a výdej relevantního materiálu zaevidovat. Pokud firma využívá metodu “Just in time,” kdy lze materiál snadno přiřadit k zakázkám a šetří na skladníkovi nebo se bez něho jednoduše obejde, je třeba zvážit metodu B. Modul sklady v podstatě vynecháte a při správném nastavení systému objednávek přijatých lze fungovat i tak.

Účetní osnova

Analytické účty dobře promyslíme hned na začátku s ohledem na to, jak detailně potřebujeme sledovat náklady a výnosy firmy, např. účet „ostatní služby“ rozhodíme na nájemné, leasing apod. Na tomto účtu vzniká obrovský objem položek a po jeho rozčlenění odpadá následná analýza. Do dané skupiny účtů vždy přidáme analytický účet pro nedaňové náklady, které nelze uplatnit v rámci daně z příjmů, na konci roku si za to poděkujeme. Pak se vrhneme na nastavení v programu již zadaných předkontací, aby korespondovaly se zvolenými analytickými účty, a raději vymažeme ty, které nepotřebujeme nebo jsou zavádějící pro další uživatele.

Nastavení pokladen a bank

Pokladny nastavíme pomocí vlastního analytického účtu podle měny a banky na základě jednotlivých bankovních účtů. Později se snažte výdaje v hotovosti, se kterými je často potíž (doplňování bankovek a mincí do pokladny a nepříjemná manka), minimalizovat, např. tak, že řidiči firmy budou mít své bankovní karty k separátnímu bankovnímu účtu. Do těchto agend vám nebudou vstupovat běžní uživatelé bez znalosti účetnictví, takže zde problémy nebudou. Nastavení interních dokladů, majetku a jeho odepisování, knihy jízd apod. není u kvalitního IS nijak složité a opět vychází z individuálních potřeb firmy.

Nastavení faktur

S tím také nebude velký problém, určitě je dobré rozdělit řady faktur přes analytické účty na základě měn, ale nepřeháníme to s různými řadami např. dle klienta, pobočky apod., které by měly separátní analytické účty, jinak bychom mohli mít problém se saldokonty (stav otevřených faktur dané řady nesedí na zůstatek odpovídajícího analytického účtu, pokud se při úhradě omylem použila jiná analytika, což sice teoreticky hlídá program, ale i tak se to často stává, zvláště při manuálních úpravách).